会場からご発送の宅急便についてのご報告とお詫び

2017年1月22日(日)開催「第一回文学フリマ京都」に、ご出店、またご来場頂きましてありがとうございました。

「第一回文学フリマ京都」の会場からヤマト運輸株式会社（以下ヤマト運輸）の宅急便着払いにて発送されたお荷物のうち、『ご希望のお届け日』に1月23日と記載されたお荷物が『ご希望のお届け日』を1月24日に変更されて配達されている事例が確認されております。(1月25日(火) 10:00 時点までに公式サイトのフォームより2件のお問い合わせを荷送人の方よりいただいております。)

　この件について、ご報告とお詫びを申し上げます。

　第一回文学フリマ京都の開催にあたり、事前に文学フリマ京都事務局（以下京都事務局）からヤマト運輸へ、イベント向けの一括集荷の依頼を行いました。その当初からヤマト運輸の担当センターより、「京都市勧業館みやこめっせから一度に大量の荷物を集荷する場合は特別な対応となります。通常の荷受けとは異なり1月22日当日中の発送ではなく翌1月23日扱いの発送として処理されます」という旨を説明され、京都事務局がその条件を了承したうえで一括の集荷を依頼しました。

　本来ならば「1月23日扱いの発送となる」ことを条件に集荷を依頼した時点で、1月23日を『ご希望のお届け日』として希望することは事実上不可能となるため、京都事務局は荷物を発送されるみなさまへ「『ご希望のお届け日』に1月23日を記入することはできません」と告知をする必要がありました。しかし、京都事務局に『ご希望のお届け日』の制限に関する認識がなく、この告知をすることがないまま1月22日のイベント当日に荷物を発送されるみなさまから着払いの荷物を受け付けてしまいました。そのため、今回の集荷の条件ではヤマト運輸に依頼できないはずの荷物（『ご希望のお届け日』に1月23日と記入されている荷物）も受け付けることになってしまいました。

　さらに、1月22日当日の17時ごろにヤマト運輸から京都事務局に電話連絡があり、「あらかじめ説明したとおり1月23日扱いの発送となることを利用者は認識していますか？　1月23日扱いとして集荷しますが問題ないですか？」との確認がありました。しかし、電話を受けた京都事務局のスタッフは正確な状況を把握しておらず、その確認を「『配達予定日』が１日遅くなる（発送に遅延が起きる）可能性がある」という意味に誤解したまま了承をしてしまいました。この段階で、ヤマト運輸は集荷の依頼人である京都事務局の了承を得たものとして、今回の一括集荷の条件において最短の希望可能日となる「1月24日」に『ご希望のお届け日』を書き換えたとのことです。

　京都事務局は荷物を発送されたみなさまに向けて、一部の荷物の『ご希望のお届け日』が変更になったことを告知するべきでしたが、京都事務局は先のヤマト運輸からの確認を『配達予定日』が遅れるものと誤解をして『ご希望のお届け日』の書き換えを認識していなかったため、Twitter上にて「配達遅延」のお知らせをするだけとなりました。

　ヤマト運輸はあらかじめ京都事務局に説明をした一括集荷の条件に基づいて、受け付けることができない『ご希望のお届け日』に関して変更をしております。集荷の依頼人である京都事務局がその条件を正確に理解しておらず、荷物を発送されるみなさまへ周知を行わなかったことにすべての責任があります。

　荷物を発送された みなさまにご迷惑をおかけし、また不安を与えたことを深くお詫びいたします。

　今回の件は、集荷の依頼人である京都事務局が宅配便に関する要項や実際の運用における利用条件の詳細な確認を怠っていたことと、配送業者との取り決め内容を全スタッフに周知しきれなかったことに原因があると考えております。

　今後、配送業者との利用条件の確認を徹底するとともに、スタッフ間の情報共有と理解をすすめることで、再発防止に努めて参ります。

　ご報告は以上となります。

　この度の件で、荷物を発送されたみなさまに多大なご迷惑をおかけしたことを、重ねてお詫び申し上げます。

2017年1月25日(水)

文学フリマ京都事務局

◆補足

・『ご希望のお届け日』を空欄で発送した荷物が1月24日指定となっていたケースについて

ヤマト運輸に確認したところ、『ご希望のお届け日』を空欄で発送された荷物でも、集荷依頼の状況に応じて、ヤマト運輸の受け先のセンターが明確な対応が取れるように『ご希望のお届け日』を指定することがあり、またその場合はサービスとしてなるべく早いお届けにするとのことです。今回は実際の集荷が22日でも23日扱いとする特別な一括集荷であったため、受け先のセンターが明確な対応がとれるよう『ご希望のお届け日』が空欄の荷物でも最短の1月24日に『ご希望のお届け日』を設定するケースがあったこととなります。前述の通り、京都事務局の周知不足により、23日に届くと想定されていたみなさまにご迷惑をおかけし、まことに申し訳ございませんでした。